De voorbereiding

De basis van de vacature tekst is het functieprofiel. Bepaal voor u zelf aan welke eisen uit het functieprofiel uw nieuwe werknemer minimaal moet voldoen (rijbewijzen, certificaten, kennis, competenties en ervaring).
Ook is het van belang om uw transportbedrijf te presenteren. Maak voor u zelf duidelijk waarom uw transportbedrijf uniek is, wat de cultuur in uw bedrijf is? Maar ook waarom het voor de nieuwe werknemer zo interessant is om juist bij u te komen werken?
Chauffeurs vinden het vaak interessant om te weten wat ze moeten gaan vervoeren, het aantal adressen, bij welke CAO het bedrijf aangesloten is. Dit willen ze graag weten in verband met inschaling, onkosten etc. Vermeldt ook of het een vaste of tijdelijke baan is.
Hoe uitgebreider deze informatie is, hoe beter de reacties van de chauffeurs zullen aansluiten bij uw eisen/wensen.

De opbouw van de vacature tekst

Wanneer u deze informatie heeft, kunt u de vacature tekst opstellen. Deze moet kort en bondig zijn met korte zinnen en een onderwerp per alinea. Maak de tekst actief en spreek de sollicitant aan met u of jij. Bijvoorbeeld "We bieden je een opleiding aan"
Een vacature kunt u als volgt opbouwen:

• Geef aan waarom deze baan in uw bedrijf zo interessant is voor een sollicitant
• Beschrijf de functie en benoem daarbij de eisen (opleiding, ervaring en competenties)
• Benoem (op hoofdlijnen) de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden
• Geef de sollicitatieprocedure weer, de wijze van reageren en de sluitingstermijn. Benoem ook de duur van de sollicitatieprocedure
• Geef de naam en functie weer van degene die gebeld kan worden voor meer informatie

Het selecteren van kandidaten kan in twee fasen doorlopen worden.
Tip: U kunt tijd besparen door de sollicitatiebrieven en CV's pas door te lezen nadat de sluitingsdatum is verlopen.

Eerste shifting

Bij de eerste shifting gaat u kort door de sollicitatiebrieven en CV's heen.
U kijkt of:

• de sollicitant geïnteresseerd is
• U vergelijkt uw functieprofiel met de CV's
• U kent punten of plussen en minnen toe
• Op basis hiervan maakt u een 1e ranglijst
• U let op gewenste kennis, competenties, ervaring en opleiding

Tweede shifting

U kijkt of in de brief te lezen is:

• wat hij of zij te bieden heeft
• wat zijn of haar motivaties zijn
• wat zijn of haar ambities zijn

U kunt uw uitnodigingen per post versturen of per mail. Daarin vermeldt u in ieder geval:

• de datum en het tijdstip van het sollicitatiegesprek
• de plaats van het gesprek
• de namen van diegenen die aanwezig zullen zijn bij het gesprek
• het doel van het gesprek.

Als iemand is afgewezen laat dit dan ook zo snel mogelijk weten! Op deze manier zit iemand niet onnodig lang op een reactie te wachten.

Om een gesprek goed voor te bereiden heeft u een aantal zaken nodig:

• Gevraagde kennis en competenties
• Standaardvragen
• Registratieformulier
• Scoreformulier

Gevraagde kennis en competenties

In het functieprofiel staat welke kennis en competenties nodig zijn voor deze functie. Definieer vervolgens deze kennis en competenties. U kunt hierbij gebruik maken van de definiëring van de competenties die de FUWA voor u heeft gemaakt. www.fuwa-wegvervoer.nl
Wanneer u de competenties met bijbehorende definities van te voren aan de kandidaat doorgeeft kan de kandidaat zich thuis goed voorbereiden. De kans dat u dan sneller en beter aansluitende antwoorden krijgt, wordt dan erg groot.

Standaardvragen

Formuleer voor het eerste gesprek een aantal vragen waarmee u de gevraagde kennis en competenties kunt achterhalen.
U kunt hierbij gebruik maken van de STARR methode

De STARR methode

De STARR-methode is een manier om competentiegerichte vragen te kunnen stellen. In een competentiegericht interview wordt gevraagd naar situaties uit het (recente) verleden. Competentiegerichte vragen hebben tot doel voorbeelden te verzamelen van concreet gedrag van een kandidaat. Het voordeel van deze methode:

• Gedrag uit het recente verleden is de beste voorspeller voor de toekomst.
• Competentiegericht interviewen biedt een meer objectieve manier om selectiegesprekken te voeren.
• Het wordt makkelijker om kandidaten met elkaar te vergelijken (middels de scoring/waardering).

De meest geschikte vragen bij het STARR interview zijn open vragen.
U vraagt bij de STARR methode naar:

• De situatie
• De taak
• De actie
• Het resultaat
• De reflectie

Door het toepassen van de STARR techniek krijgt u niet alleen boven tafel waar de gesprekspartner goed in is, maar komt u er ook achter waarop hij dat baseert. Vooral dit laatste maakt dat u een goede inschatting kunt maken van de persoon en zijn kwaliteiten. Het is van groot belang dat alle vijf de componenten van de STARR worden ingevuld. Alleen als de context bekend is, kan het gedrag van de persoon in kwestie worden beoordeeld. Bespreek met name recente situaties. Stel open vragen en maak aantekeningen. Schrijf alleen op wat de ander zegt of doet en niet wat u ervan vindt. Een oordeel velt u pas later.

Het registratieformulier

U wordt geadviseerd om tijdens het sollicitatiegesprek aantekeningen bij te houden. Hiervoor kunt u gebruik maken van een registratieformulier.
Op dit formulier staan de vragen die u wilt stellen bij de door u te bevragen onderdelen als kennis en competenties.
Let op bij het registreren vindt nog geen beoordeling plaats!

Het scoreformulier

U kunt een formulier maken met elk door u te bevragen onderdeel met daarachter een mogelijkheid voor een score van bijvoorbeeld 1 (onvoldoende) tot 5 (uitstekend).

• In het geval van 1 beheerst de kandidaat de competentie onvoldoende om de functie naar behoren te kunnen uitoefenen.
• In het geval van 3 beheerst de kandidaat de competentie voldoende om de functie naar behoren te kunnen uitoefenen.
• In het geval van 5 beheerst de kandidaat de competentie uitstekend om de functie naar behoren te kunnen uitoefenen.

Het eerste sollicitatiegesprek heeft een aantal onderwerpen:

• de opening
• de informatie over uw bedrijf en de functie
• het vragen stellen aan de kandidaat
• de vragen van de kandidaat
• de afsluiting

De opening

Het doel van de opening is de kandidaat op zijn of haar gemak te stellen. Dit kan met informele vragen als:

• Heeft u ons bedrijf makkelijk kunnen vinden?
• Wilt u iets te drinken?

De informatie over uw bedrijf en de functie

Bij dit onderwerp van het sollicitatiegesprek geeft u informatie weer over uw bedrijf. Hoeveel mensen werken er, hoe werkt u met elkaar, hoe lang bestaat u al?
Tevens geeft u informatie over de functie.

Het vragen stellen aan de kandidaat

Bij dit onderwerp stelt u de vragen die u van te voren heeft geformuleerd. De antwoorden houdt u bij op het registratieformulier.
Hierbij is het belangrijk om de kandidaat zoveel mogelijk aan het woord te laten.

De vragen van de kandidaat

Hierbij geeft u de kandidaat de ruimte om zelf vragen aan u te stellen.

De afsluiting

Hierbij gaat u in op de verdere sollicitatieprocedure. U geeft aan wanneer de kandidaat van u iets kan verwachten.
Tot slot neemt u afscheid.

Wanneer u alle sollicitatiegesprekken heeft gevoerd kunt u gaan beoordelen. Hiervoor maakt u gebruik van het scoreformulier zoals u dat heeft opgesteld.

De belangrijkste vraag die hierbij beantwoord dient te worden is, heeft de kandidaat functierelevant gedrag vertoond of niet?

Bij het beoordelen kijkt u op welk niveau de kennis of competentie aanwezig is bij de kandidaat.

Op basis van de scoreformulieren kunt u makkelijk een keuze maken met welke kandidaten u een tweede gesprek wilt hebben.
Informeer zo snel mogelijk alle kandidaten over de uitkomst van de eerste sollicitatieronde. Bedenk hierbij dat een zorgvuldige geformuleerde afweging om een kandidaat af te wijzen het imago van uw organisatie ten goede komt.

Aan het tweede sollicitatiegesprek kunnen verschillende doelstellingen ten grondslag liggen:

• de collega's betrekken om ook een oordeel te vormen over de eventuele nieuwe collega
• meer informatie krijgen over een of meerdere kandidaten bijvoorbeeld door de kandidaat praktijksituaties voor te leggen of door een proefopdracht te laten vervullen
• controleren of de eerste indruk klopt
• iemand anders uit uw bedrijf een oordeel laten vormen.

Na een aantal gesprekken, eventuele opdrachten en het natrekken van referenties kan een keuze gemaakt worden.
Zet alle gesprekken nog eens op een rij en vergelijk deze met elkaar. Hiervoor kunnen de volgende vragen nagelopen worden:

• Wie voldoet het beste aan de selectie eisen?
• Wie past het beste bij ons bedrijf en in het team?
• Wie past wat betreft loopbaanontwikkeling het beste bij onze organisatie en zal dus voor langere tijd kunnen blijven?
• Wie past het beste binnen de financiële mogelijkheden?
• In wie heeft u het meeste vertrouwen op een prettige samenwerking?

Leg de antwoorden naast elkaar en kijk welke kandidaat het beste scoort. De meest geschikte kandidaat nodigt u uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Indien de rijtest goed is gegaan kunt u er ook voor kiezen het arbeidsvoorwaardengesprek meteen te doen.

In het arbeidsvoorwaardengesprek zijn minimaal drie onderwerpen:

• uw motivatie
• uw aanbod
• de praktische zaken

Uw motivatie

Hierbij legt u aan de kandidaat uit waarom u voor hem of haar gekozen heeft en u vraagt om een reactie.

Uw aanbod

U legt hierbij uw aanbod voor. Het soort contract (bepaalde of onbepaalde tijd), de proeftijd, de arbeidstijden, de beloning en eventueel persoonlijke arbeidsvoorwaarden. Geeft de kandidaat altijd enige bedenktijd om over het aanbod na te denken.

De praktische zaken

Hieronder vallen de datum van indiensttreding, de werkgeversverklaring, banknummers etc.

De situatie

In welke situatie bevond de kandidaat zich toen deze de gevraagde competentie vertoonde. Wat was de concrete situatie die leidde tot de gebeurtenis waarnaar gevraagd wordt?

Voorbeeldvragen om de situatie te achterhalen:

• U vertelt dat u goed bent in .... Kan u een situatie beschrijven waarin dat duidelijk gebleken is?
• Bij welk bedrijf werkte u toen?
• Wanneer gebeurde dat?
• Wie waren erbij aanwezig?

De taak

Wat was de taak van de kandidaat. Wat werd er van hem of haar verwacht? Wat stede hij of zij zichzelf ten doel. Wat waren zijn of haar verantwoordelijkheden?

Voorbeeldvragen om de taak te achterhalen:

• Welke functie had u in die situatie?
• Waar was u verantwoordelijk voor op dat moment?
• Wat waren uw taken?
• Wat werd er van u verwacht?

De actie

Wat heeft de kandidaat ondernomen om zijn of haar doel te bereiken? Of wat heeft hij of zij nagelaten te doen? Wat heeft zijn gezegd? Wat was zijn gedrag?

Voorbeeldvragen om de actie te achterhalen:

• Hoe heeft u dat destijds aangepakt?
• Wat heeft u concreet gedaan?
• Wat heeft u precies op dat moment gezegd?
• Wat dacht u op dat moment?
• Welk gevoel had u daarbij?

Het resultaat

Wat was het effect van de ondernomen actie? Hoe liep het af? Is het doel bereikt?

Voorbeeldvragen om het resultaat te achterhalen:

• Wat was het resultaat van uw handelen?
• Wat was het resultaat van uw gedrag?
• Welk effect had dit op u zelf?
• Wat heeft u feedback op gekregen?
• Waar heeft u complimenten voor gekregen?

De reflectie

Hoe kijkt de kandidaat terug op de gebeurtenis? Wat zou de kandidaat anders doen?

Voorbeeldvragen om de reflectie te achterhalen:

• Wat had u beter kunnen doen?
• Wat heeft u geleerd?
• Wat had u achteraf anders gedaan?

Als u er echt niet uit komt met een kandidaat kunt u hem een gesloten vraag stellen. Bijvoorbeeld: "Vind u zichzelf klantgericht?". Vrijwel iedereen geeft hier bevestigend antwoord op. Dan vraagt u: "Waar blijkt dat uit?". Nu moet de kandidaat wel gaan werken.

Open vragen

Open vragen zijn altijd vragen die beginnen met wat, hoe, wanneer of waarom. Het belangrijkste kenmerk van open vragen is dat de vragen de gesprekspartner de ruimte geven om het antwoord precies zo in te richten als hij zelf wil. Door open vragen te stellen laat u de ander bepalen wat hij belangrijk vindt om te vertellen over een bepaald onderwerp. Hierdoor voelt de ander zich op zijn gemak en krijgt hij het gevoel dat zijn eigen inbreng gewaardeerd wordt. De open vragen leveren veel informatie op en daarmee ook belangrijke zaken die bij het stellen van alleen maar gesloten vragen onbesproken zouden blijven. Open vragen zonder onderwerp kunnen echter ook onduidelijkheid oproepen doordat de gesprekspartner dan niet weet waarover hij informatie moet geven.

Naast open vragen zijn er ook nog:

• Gesloten vragen
• Hypothetische vragen
• Suggestieve vragen

Gesloten vragen

In het algemeen duwen gesloten vragen degene die moet antwoorden al in een bepaalde richting. Hiermee wordt het aantal antwoordmogelijkheden ingeperkt. Er zijn twee soorten gesloten vragen:

1. Ja-nee vragen, waar alleen met een ja of nee op geantwoord kan worden.
2. Of-of vragen, waarin een keuze wordt voorgelegd, waar de ander uit kan kiezen.

De gesloten vraag werkt vaak remmend op de vrijheid van spreken waardoor er minder informatie boven tafel komt. Er zijn echter situaties waarin gesloten vragen wel nuttig zijn. Gerichte gesloten vragen gebruikt u wanneer u specifieke informatie nodig heeft of een aantal feiten wil controleren. Gesloten vragen zijn ook effectief in situaties waarin u de gesprekspartner wil forceren om een keuze te maken.

Hypothetische vragen

Een veel gebruikte methode is het stellen van hypothetische vragen. Deze vragen zijn te herkennen aan constructies als: 'Stel u moet...' En 'Hoe zou u?'. Het is gebleken dat dit soort vragen niet erg effectief is. Het antwoord dat wordt gegeven is namelijk hypothetisch. De kandidaat kan gemakkelijk een wenselijk antwoord formuleren terwijl er geen enkele aanwijzing is dat hij ook in werkelijkheid zo zal reageren.

Suggestieve vragen

Veel mensen hebben de neiging om tijdens een interview suggestieve vragen te stellen. Suggestieve vragen zijn te herkennen aan formuleringen als: 'Klopt het dat...?' Of 'Ik veronderstel dat...' Ook deze vragen zijn niet effectief. Het wenselijk antwoord wordt de kandidaat als het ware in de mond gelegd en de op deze manier verkregen informatie is misleidend, vooral ook omdat de interviewer vaak niet onderkent dat hij de kandidaat naar het 'juiste' antwoord heeft geleid. Daarnaast zijn suggestieve vragen vaak gesloten vragen en deze zijn minder geschikt voor een selectie-interview, omdat ze alleen leiden tot 'ja' of 'nee', antwoorden die weinig informatie opleveren.